Pirro Piccolo: il ruolo e la funzione dell’ufficio gare

Da diverso tempo sto ragionando in merito alla reale funzione di un Ufficio Gare all’interno di un’azienda. Queste riflessioni mi sono ulteriormente venute dopo aver sentito un mio amico e collega che svolge il mio stesso lavoro per una Cooperativa di servizi. Parlando con uno dei suoi responsabili si è sentito dire: “Il ruolo dell’Ufficio Gare è quello di segnalare le gare, assicurare che la documentazione di gara sia predisposta in modo soddisfacente e seguire l’iter della procedura sino alla conclusione“.

Tutto qui?

Sicuramente in molte realtà la sua funzione si esaurisce nello svolgimento di questi compiti, che sono sicuramente importanti ma, secondo me, riduttivi.

È vero. Tali attività sono il fulcro di un Ufficio Gare, ma il suo ruolo va ben oltre.

Per qualsiasi azienda che partecipa costantemente agli appalti, l’Ufficio Gare ne rappresenta l’estensione nel mercato di riferimento e, quindi, deve essere in grado di leggerne tempestivamente i mutamenti e le novità che si possono presentare.

Valorizzare il nostro ruolo strategico è fondamentale,insieme alla capacità di interagire con la Direzione Aziendale in modo che questa possa avere costantemente gli elementi necessari per valutare la validità della propria strategia.

Il riconoscimento di tale funzione non è, però, per niente scontato.

In questo senso, è decisivo il modo di porsi da parte degli operatori dell’Ufficio: devono essere propositivi e devono saper comunicare ai propri referenti aziendali, non solo le inevitabili problematiche che si presentano durante lo svolgimento del lavoro, ma anche le relative ipotesi di soluzione e di sviluppo per l’azienda stessa. Certo, bisogna avere gli strumenti per fare ciò.

Un professionista che lavora nel mondo degli appalti deve partire dalla consapevolezza che la propria preparazione e competenza non ha mai un punto di arrivo, ma va costruita costantemente giorno per giorno mediante un aggiornamento continuo.

In questo modo si acquisiscono gli strumenti necessari per assegnare all’Ufficio Gare il ruolo fondamentale che gli spetta: essere “il” punto di riferimento per l’azienda e diventare un valido e riconosciuto interlocutore in materia di appalti e contratti per gli Enti Committenti, i soggetti istituzionali e tutte le altre figure con le quali si collabora.

È evidente, quindi, che il nostro lavoro non consiste solo nella redazione dei documenti di gara e nel monitoraggio del relativo iter, ma è molto più complesso ed importante.

La bellezza della funzione dell’Ufficio Gare è proprio questa: interpretare i bisogni della Comunità in cui si opera e fornire risposte concrete, contribuendo così al raggiungimento del Bene Comune attraverso l’attività della propria azienda.  

a cura di Pirro Piccolo

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